Auditní stopa – záznam, kdo kdy co změnil a proč

Auditní stopa (anglicky audit trail) je posloupnost záznamů v informačním systému, ze které jde zpětně dohledat každou změnu údaje: autora změny, okamžik, původní a novou hodnotu a důvod nebo doklad. Slouží auditorovi a kontrolorovi, ale nejčastěji samotnému back office, když se investor zeptá, proč mu peníze přišly jinam.

Aby auditní stopa měla cenu, musí splnit tři podmínky. Záznam vzniká automaticky při každé změně, ne podle toho, jestli si na něj uživatel vzpomene. Do záznamů nejde zasahovat, chybný zápis se neopraví přepsáním, ale novým zápisem s odkazem na ten chybný. A čas záznamu pochází ze serveru, ne z počítače uživatele. U dluhopisů jsou nejcitlivější změny účtu pro výplatu, převody mezi vlastníky a sazba daně.

Příklad

Investor s 10 kusy ukázkové emise reklamuje výplatu z 8. 1. 2027. Úrok byl 10 × 138,63 = 1 386,30 Kč, po srážce daně 15 % (207 Kč) mu měla přijít částka 1 386,30 − 207 = 1 179,30 Kč, a ta podle něj odešla na jeho starý účet, i když účet změnil. Auditní stopa u jeho karty ukáže dva záznamy:

• 8. 1. 2027 v 9:05: odeslán příkaz k výplatě na účet končící 4521,
• 11. 1. 2027 v 14:32: změna účtu z 4521 na 8830, zapsala ji pracovnice back office podle žádosti doručené týž den.

Emitent tedy platil podle údajů platných v den výplaty. Žádost přišla tři dny po výplatě a další výplata 8. 4. 2027 už půjde na účet 8830. Bez auditní stopy by spor stál na tom, kdo si co pamatuje.

Jak vést historii zápisů u seznamu vlastníků, popisuje Seznam vlastníků dluhopisů. Proč má mít každý údaj jen jeden zdroj a historie změn jen jedno místo, vysvětluje článek Jeden zdroj pravdy.